برای مدیریت زمان، و انجام فعالیت ‌ها، روش‌ ها، تکنیک‌ ها و ابزارهای مختلفی وجود دارند که ما در اینجا 3 تکنیک پرطرفدار را به شما معرفی می کنیم.

Getting Things Done:

مشهور ترین تکنیک برای مدیریت زمان در دنیا تکنیک GTD می باشد که توسط David Allen پایه‌ گذاری شد و ایده اصلی این است که شخص بایستی ابتدا کارها را از ذهن خود خارج کرده و آن‌ ها را ثبت نماید.

سپس با این کار ذهن شخص از یادآوری این ‌که چه کار هایی را باید انجام دهد آزاد می ‌گردد و می ‌تواند روی کار های ثبت شده تمرکز نماید. در روش ‌های سنتی مدیریت زمان، تمامی‌ مفاهیم بر حول محور اولویت بندی قرار می گیرند اما در روش GTD برای انجام کارها بایستی یک فرآیند مشخص تعریف شود و بر اساس فرآیند تعریف شده، کارها یکی پس از دیگری اجرا گردند.

GTD بر مبنای ساده سازی مکانیزم ثبت، کنترل و دریافت اطلاعات می باشد که برای انجام یک کار لازم است. همچنین باید گفت که در مورد GTD نرم‌ افزارهای زیادی هم برای کامپیوتر های شخصی و هم برای گوشی طراحی شده است که استفاده از آنها بی تاثیر نیست.

سایت دیوید آلن (davidco.com) در این مورد اطلاعات زیادی در بر دارد.

     برای تبدیل تقویم می توانید ازتقویم فارسی استفاده کنید.

تکنیک گوجه ‌فرنگی یا Pomodoro:

تکنیک گوجه فرنگی در واقع یک روش ایتالیایی است که بسیار جالب و مورد توجه قرار گرفته است. این روش توسط Francesco Cirillo ابداع شده است که بر مبنای مفهوم Time Boxing پایه ریزی صورت گرفته است.

یاد گرفتن این تکنیک زمان زیادی نیاز ندارد و خیلی ساده قابل یاد گیری است در واقع برای استفاده از این روش یک تایمر در نظر گرفته می شود که انجام کار را به محدوده‌ های 25 دقیقه‌ ای تقسیم می کند که به هر کدام از این محدوده ‌ها یک گوجه فرنگی یا یک Pomodoro می‌ گویند.

همچنین بین هر 25 دقیقه 3 تا 5 دقیقه زمان استراحت در نظر گرفته می شود و پس از آن گوجه فرنگی بعدی آغاز می گردد که روشی موثر برای اشخاصی است که دچار اختلال تمرکزی هستند.

در سایت تکنیک گوجه ‌فرنگی www.pomodorotechnique.com دستور العمل‌ های این تکنیک قرار دارد.

تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی:

این روش بر مبنای اولویت بندی کارها می باشد و به این صورت است که کار ها را در یک ماتریس و بر اساس این‌ که انجام آنها چقدر ضرری می باشد و چقدر سریع باید انجام شوند طبقه‌ بندی می گردند که توسط استفان کاوی پایه ‌ریزی شده است اما به این دلیل با نام فرانکلین کاوی شناخته شده است که این تکنیک توسط شرکت فرانکلین کوئست به منظور عرضه خریداری شد.

 منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%b2%d9%85%d8%a7%d9%86-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%d8%a7%d9%86/

ویروس کرونا همانند سایر ویروس ها ازجمله سرماخوردگی از طریق قطرات گسترش می یابد. هنگامی که فرد سرفه و یا عطسه می کند یا از طریق لمس سطوح آلوده همانند دستگیره در یا صفحه کلید خودپرداز و کلیدهای آسانسور یا موس و کیبورد کامپیوتر منتشر می شود. مهم ترین علت انتشار و واگیر ویروس های انسانی معمولا از طریق فرد آلوده به دیگران است.

مهمترین چالش در برخورد با ویروس کرونا، علائم غیر قابل رویت در ابتدای دوره بیماریست. در این بازه زمانی که بین 2 تا 9 روز طول می کشد، فرد بیمار بدون داشتن هیچ گونه علائمی در محیط های مختلف ظاهر شده و مقدمات بروز و انتشار این ویروس را فراهم می آورد. هر فرد آلوده به ویروس در دوره ابتدایی غیر قابل ظهور علائم، تا 100 فرد جدید را می تواند مبتلا به ویروس کرونا نماید.

چطور از خودمان در برابر ویروس کرونا مراقبت کنیم؟

از آنجایی که تا کنون هیچ واکسنی برای محافظت در برابر ویروس کرونای انسانی وجود به وجود نیامده است، می بایست با انجام کارهایی، خطر ابتلا به این بیماری را کاهش دهیم.

• شستن دست ها به صورت مکرر مخصوصا قبل از مصرف مواد غذایی
• پیشگیری از تماس مستقیم دست ها با چشم، بینی و دهان
• دوری جستن از افراد مشکوک به بیماری
• پرهیز از رفت و آمد در مکان های عمومی
• ضدعفونی کردن اشیا و سطوح

در صورتی که به علل مختلف از جمله عدم رعایت موارد گفته شده، خود را مشکوک به ابتلا می دانید، هر چه سریعتر مراتب را با پزشک در میان بگذارید.

چطور از دیگران در برابر ویروس کرونا محافظت کنیم؟

• در صورت داشتن هر نوع بیماری در منزل بمانید
• از تماس نزدیک با افراد خودداری نمایید.
• در هنگام عطسه یا سرفه، مجاری تنفسی خود را با دستمال بپوشانید و آن را در سطل مناسب دارای درپوش انداخته و دستانتان را بشویید.
• اشیا را ضد عفونی نگه دارید.

دورکاری چطور می تواند به پیشگیری از کرونا کمک کند؟

بنا بر تعریف ویکی پدیا دورکاری عبارت است از کار کردن در فاصله‌ای دور از کسی که به شما پول می‌دهد؛ در خانه یا در یک مرکز محلی. دورکاران از پست الکترونیکی، تلفن، نمابر و رایانه برای تماس با سازمان خود استفاده می‌کنند. دورکاری شیوه‌ای انعطاف‌پذیر در کار کردن است که طیف وسیعی از فعالیت‌های کاری و همه آن‌هایی را که امکان کار کردن در بخش مهمی از زمان کاری، در مسافتی دور از کارفرما یا دور از مکان مرسوم کار را دارند، دربرمی گیرد. دورکاری ممکن است مبنای تمام وقت یا پاره وقت داشته باشد و اغلب شامل پردازش الکترونیکی اطلاعات و شامل استفاده از ارتباطات راه دور برای برقراری ارتباط میان فرد و سازمان است.

امروزه به دلایل زیادی از جمله کاهش هزینه ها یا نداشتن امکانات و … انجام دورکاری برای سازمان ها و شرکت ها توجیه پذیر است. در حال حاضر به علت شیوع ویروس کرونا در بسیاری از مجموعه ها انجام وظایف دورکاری در دستور کار قرار گرفته است.

خوشبختانه به دلیل ظهور فناوری های جدید از جمله crm ، Hosted PBX، ERP، email و بسیاری دیگر از ابزارها مختلف، کارمندان هر مجموعه می توانند بدون حضور فیزیکی در محل کار خود، تمامی وظایف را به بهترین شکل به انجام رسانند.

همچنین استفاده از نرم افزار مدیریت کار آنلاین نیز می تواند در شرایط دورکاری نقش موثری داشته باشد.

  برای  تبدیل تاریخ شمسی به میلادی می توانید از تقویم آنلاین  استفاده کنید.

مرکز تلفن ابری چگونه دور کاری را برایتان راحت می کند؟

اولین چالش که صاحبین کسب و کارها برای اجرای فرآیند دور کاری با آن روبرو هستند، برقراری تماس های تلفنی مجموعه هاست. مدیران نگرانند تا با حضور نداشتن هر یک از پرسنل در جایگاه مشخص خودشان، امکان برقراری تماس های ورودی و خروجی از بین برود یا در صورت استفاده از خطوط تلفن همراه علاوه بر بالارفتن هزینه های جاری، امکان نظارت بر تماس های پرسنل وجود نداشته باشد. یکی دیگر از چالش های مدیران از بین رفتن یکپارچگی سیستم هاست. آن ها نگرانند تا نداشتن ارتباط با تلفن دفتر، موجب بروز استهلاک و اصطکاک در زمینه های گوناگون شود.

خوشبختانه ظهور مرکز تلفن ابری برای تمامی چالش های فوق راه حل های بسیار زیادی را در اختیار شما قرار میدهد که به بیان بعضی از آنها می پردازیم.

1- دسترسی

صاحبان کسب و کار، برای رسیدگی به شرایط سازمان، در بسیاری از مواقع در دفتر حضور ندارند. اما این به این معنی نیست که عدم حضور آنها باعث قطع ارتباط با همکاران و مشتریان گردد. کاملا گویاست در صورتی که به هر علت، عدم حضور فیزیکی مدیران موجب قطعی ارتباط میان آنها و سایر افراد گردد، امکان بروز نارضایتی بسیار بالا می رود.

در مراکز تماس ابری Hosted PBX یا مرکز تماس ابری امکان استفاده راه دور از طریق روش های مختلفی میسر است. استفاده از پنل تحت وب، اپلیکیشن و آی پی فون به مدیران سازمان ها کمک می کند تا در صورت عدم حضور در محل کار، از این طریق بتوانند پاسخگوی مخاطبینشان باشند. از جمله امکانات دیگری که می تواند به آن اشاره کرد قابلیت پاسخگویی خودکار، صف تماس، ویس میل و … برای ارتباط هر چه بهتر با مشتریان است.

2- کاهش هزینه ها

از دیگر مواردی که برای کسب و کارهای نوپا حائز اهمیت است، هزینه راه اندازی و نگهداری سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری سیستم های تلفنی است.

راه اندازی Hosted PBX به دلیل نداشتن هزینه های نصب و راه اندازی سیستم های تخت و افزاری و نرم افزاری، می تواند هزینه های جاری مجموعه ها را به شدت کاهش دهد.

3- پایداری سیستم

در Hosted PBX به این دلیل که تمامی خدمات سیستمی بر روی سرور شرکت ارائه دهنده خدمات میزبانی می شود، وظیفه حفظ امنیت و پایداری نیز از سوی شرکت ارائه دهنده سرویس تامین می گردد. شرکت های ارائه دهنده خدمات مرکز تماس ابری یا Hosted PBX به دلیل دارا بودن نیروهای متخصص و تمرکز بر ارائه سرویس مطلوب، همواره می کوشند تا از بروز هر گونه مشکل احتمالی پیشگری نمایند و در صورت بروز هر گونه مشکل، در صدد جبران آن برآیند.

3- مقیاس پذیری

در اکثر مواقع تیم های استارت آپی با تعداد نفرات کمی، کار خود را آغاز می کنند و در ادامه با رشد کسب و کار، تعداد نفرات آنها و بالطبع نیاز های ارتباطی آنها نیز افزایش می یابد. مرکز تلفن Hosted PBX به دلیل مقیاس پذیری بالا، به مجموعه ها این امکان را می دهد تا با کم یا زیاد کردن تعداد داخلی ها و قابلیت ها، بی نیاز از دانش فنی و صرفا از طریق ساختار پنلی که در اختیار قرار می گیرد، تغییرات مورد نظر و دلخواه را انجام دهند.

4- قابلیت های متمایز

مرکز تماس ابری یا Hosted PBX به دلیل ادغام و ترکیب روش های مختلف ارتباط با مشتری، می تواند منجر به افزایش میزان بهره وری گردد. امکاناتی مانند گزارشات پیشرفته سیستمی، ضبط مکالمات، صف های تماس، رضایت سنجی اپراتور و … کاملا این سیستم ها را از تلفن های سنتی متمایز می کند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d9%88%d8%b1%da%a9%d8%a7%d8%b1%db%8c-%da%86%d8%b7%d9%88%d8%b1-%d9%85%db%8c%e2%80%8c%d8%aa%d9%88%d8%a7%d9%86%d8%af-%d8%a8%d9%87-%d9%be%db%8c%d8%b4%da%af%db%8c%d8%b1%db%8c-%d8%a7%d8%b2-%d8%b4/

نرم‌افزار کارها  با رویکرد مدیریت چابک و مبتنی بر اسکرام ابزاری مناسب برای دورکاری در روزهای شیوع کرونا و کاهش رفت و آمدهای شهری است.

«ما دورکار شدیم». این جمله شایع‌ترین خبری است که این روزها افراد مختلف، بین گپ‌وگفت‌ها از وضعیت کشور و تب تند شیوع کرونا به‌هم می‌گویند. جمله‌ کوتاهی که نشان می‌دهد برای انجام کارها و کاهش رفت‌وآمدهای نیروی انسانی در کسب‌وکارهای مختلف روشی غیر از «تعطیلی» به ذهن کارفرماها رسیده. سیستم جایگزینی که در آن قرار است پرسنل بدون حضور در محل کار، پشت میزهایشان حاضر شوند و کاری که به آنها محول شده را انجام دهند. روشی ایده‌آل برای همه که در آن نه سیخ می‌سوزد و نه کباب! نه کارهای سازمانی و شرکتی روی زمین می‌مانند و نه خطر کاهش سطح حقوق و دستمزد کارمندها و پرسنل را به هول‌وهراس می‌اندازد. مدیر بالادست، نسبت به انجام نشدن کارها دغدغه‌ای ندارد و همه مثل روال سابق در جای خود مشغول به کار و تلاشند.

کرونا و تبدیل تهدید به فرصت

در نظرعموم مردم، کسی که در خانه کار می‌کند، بدون نظارت به‌طور آزاد و پروژه‌ای برای دیگران کار می‌کند، بیمه ندارد و ساعت‌ها و شیوه کارکردنش را خودش تنظیم می‌کند. البته که این شیوه کار چندان هم مورد پسند عموم مردم نیست و به نظرشان آخر و عاقبت ندارد. با وجود چنین تصویری از کارکردن در خانه، شاید توان شیوع کرونا را فرصتی خوب برای رسمی شدن شیوه دورکاری در مدیریت فرآیند کسب‌وکارها و جا انداختن آن برای عموم مردم و حتی کارفرماها و پرسنل دانست.
در دنیای پیشرفته امروز دورکاری یکی از روش‌های مدرن کار کردن است و با توسعه ارتباطات و فناوری اطلاعات و فراگیر شدن امکانات بسیاری از جمله اینترنت پرسرعت و ارزان، تلفن همراه، تله‌کنفرانس، رایانه‌های پرقدرت شخصی و شبکه‌های بی‌سیم، به سرعت در حال توسعه و گسترش است.
افزایش روزافزون مسافرت‌های درون شهری، ترافیک‌های سنگین صبحگاهی و عصرگاهی، افزایش هزینه‌های رفت‌وآمد افراد از محل کار به خانه، ایجاد آلودگی در شهرهای به ویژه بزرگ، اتلاف زمان افراد برای رسیدن به محل کار و از بین رفتن انرژی از جمله موضوعاتی هستند که بر اساس آنها ایده‌های «دورکاری» مطرح شده است.

دورکاری هم تاریخچه داره

از اواخر سال‌های ۱۹۷۰، وقتی که ریزرایانه‌ها و مودم‌ها در دسترس عموم قرار گرفتند، «جک ام.نیلز» اولین کسی بود که رویای کار از راه دور را مطرح و درباره آن تحقیق کرد. موسسه Feds coop یکی از مراجع رسمی اخبار حوزه IT در دولت فدرال آمریکاست در سال ۲۰۱۰ بررسی و مقایسه‌ای بین وضعیت دورکاری کارکنان دولت و بخش خصوصی در حوزه IT انجام داد. بر اساس این گزارش، میزان رضایت از دورکاری در بخش دولتی ۹۱ درصد و در بخش خصوصی ۹۵ درصد بوده است. این گزارش می‌افزاید، زمان حضور افراد دورکار در خانه پس ازدورکاری ۴۶ درصد افزایش داشته و کاهش ۷۱ درصدی آلودگی هوا، ۶۹ درصدی افزایش بهره‌وری، ۷۶ درصدی افزایش کیفیت زندگی، ۷۰ درصدی ذخیره پول و ۸۴ در صدی صرفه‌جویی در وقت نیز از دیگر تغییرات محقق شده در بین افراد دورکار پس از دورکاری است.
در دورکاری قرار است با استفاده از بستر فناوری و اینترنت هر فرد بدون نیاز به حضور در محل کارش، وظایف حرفه‌ای‌اش را به دور از بروکراسی‌های سنتی و با انعطاف بیشتری انجام دهد.

مدیریت چابک یا سنتی؟ مساله این است

در دروه‌ای که تکنولوژی و اینترنت پیچیده‌ترین کارها را برای آدم‌ها به راحتی «آب خوردن» کرده‌‌اند، طراحی و تولید ابزاری برای دورکاری پرسنل، چندان سخت نیست‌.
Tax management یا نرم‌افزار کارها یکی از این ابزارهاست که در حوزه اتوماسیون اداری می‌تواند راهکار مطمئنی برای سازمان‌ها باشد.
نرم‌افزار کارها اصولا با رویکرد مدیریت چابک پروژه، طراحی و تولید می‌شوند و تشکیل تیم‌ها، تعریف کار و تعیین سطح وظایف هر نفر با تمرکز روی «گفتمان سازمانی» و امکان گپ‌وگفت بین اعضای تیم درباره جزییات کارها و… ساختار نرم‌افزار را تشکیل می‌دهند.
شاید برایتان سئوال باشد چرا رویکرد مدیریتی در این نرم‌افزار بر اساس پروژه‌های چابک است؟ جواب در شفافیت انتخاب، اجرا و اتمام فعالیت‌ها دراین شیوه مدیریتی است.
در روش‌های سنتی که بیشتر به صورت فاز به فازعملیات اجرای یک پ‍روژه را دنبال می‌کرد، نتیجه کار از قبل به صورت یک طراحی اولیه دقیق (Up-front Design) پیش‌بینی می‌شد که ایرادهای اساسی به آن وارد است. ازجمله این ایرادات می‌توان به صرف زمان زیاد برای طراحی اولیه دقیق، شفاف نبودن نیازمندی‌ها، بالا بودن هزینه تغییرات و شفاف نبودن سررسید پروژه و… اشاره کرد.

با چی و چطور دورکاری کنیم؟

اسکرام چابک، متفاوت از رویکرد سنتی مدیریت پروژه است و به جای تمرکز بر اینکه افراد چه کار می‌کنند بر چگونگی انجام کار توجه دارد.
نرم‌افزار کارها هم می‌تواند در برنامه‌ریزی بلندمدت، نقش بازی کند و هم می‌تواند به برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت کمک کند. در تیم‌های پروژه‌محور، همه کارها در اسپرینت‌ها (sprint) کوتاه‌مدت (یک‌ماهه یا دوهفته‌ای) تعریف می‌شوند.
در نرم‌افزار مدیریت کار آنلاین  که مبتنی بر «اسکرام» طراحی و تولید شده، اهداف بلندمدت با تعیین راهبرد نظارتی و امکان دریافت گزارش‌های آماری به واحدهای کوچکتر کاری واگذار می‌شوند.

  برای  تبدیل تاریخ تبدیل شمسی به قمری می توانید از تقویم آنلاین  استفاده کنید.

نرم‌افزار کارها در سبد محصولی

یک شرکت توزیع و پخش مواد شوینده را در نظر بگیرید. کارکنان این شرکت قرار است در۱۰ روز آینده، کالاهایی را به چندین مشتری برسانند.
همین سرفصل در نرم‌افزار کارها تعریف می‌شود؛ تیم‌های اجرا کننده تعیین می‌شوند، ماموریت هرکس به او یادآور می‌شود، آنها با لاگین کردن می‌توانند از هر جایی که هستند جزئیات کار را ببینند، ‌درباره آن حرف بزنند، میزان پیشرف پروژه را اعلام کنند و اگر احیانا درباره این پروژه از قبل کاری انجام شده را به دیگران اعلام کنند.
مدیر مجموعه در تمامی این فرآیند، امکان رصد کردن پروژه و دریافت گزارش‌های آماری به شکل‌های مختلف نموداری و گرافیکی را دارد. او همزمان که کارکرد نیروی انسانی خود را کنترل می‌کند به آن‌ها امنیت روانی و آزادی عمل در ساعات کاری می‌دهد.
در انتهای هر اسپرینت‌ها (sprint) میزان کارکرد هر فرد و اثرگذاری او در ‍پیشرفت پروژه را می‌توان دید و میزان موفقیت دست یافتن به پیش‌بینی زمانی را محاسبه کرد.
اعضای پروژه می‌توانند با اعلام درصد پیشرفت، کارکرد خود را اعلام کنند. آنها همچنین می‌توانند از واحد «نفر- ساعت» هم استفاده کنند. نرم‌افزار به طور اتوماتیک درصد را بر اساس ساعات کاری محاسبه و به مدیر پروژه اعلام می‌کند.
برای زمان‌بندی پروژه‌ها و تعیین سررسید کارها همزمان می‌توان از نرم‌افزار جلسات استفاده کرد. قرارهای کاری را هماهنگ کرد و زمان پیگیری کارها را تعیین کرد.

اپلیکیشن کارها در راه

اپلیکیشن جلسات در حال حاضر برای کاربران اندروید در دسترس است. به زودی برنامه موبایلی کارها هم اضافه می‌شود. مهمترین نکته در نرم‌افزار کارها، وب‌بیس بودن اپلیکیشن است که از راه دور هم قابلیت بهره‌برداری را دارد.
یکپارچگی اتوماسیون اداری و سیستم مکاتبات  با نرم‌افزار کارها نیز از جنبه دیگری قابل توجه است و قابلیت تعریف کار از روی نامه ارجاع شده در چرخه مراودات اداری را فراهم می کند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d9%88%d8%b1-%da%a9%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%af%d8%b1-%d8%b1%d9%88%d8%b2%d9%87%d8%a7%db%8c-%da%a9%d8%b1%d9%88%d9%86%d8%a7-%d8%a8%d8%a7-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1/

وقتی از نظم در کار و زندگی صحبت می‌شود دو اصطلاح را زیاد می‌شنویم و به کار می‌بریم: رویه / عادت.

رویه یا روال معادل واژه‌ی Routine است و عادت هم همان چیزی که در زبان انگلیسی به عنوان Habit می‌شنویم و به کار می‌بریم.

اگر چه در کاربردهای عادی و گفتگوهای روزمره، ممکن است این دو کلمه را به جای یکدیگر به کار ببریم، اما وقتی بحث مدیریت زمان و نظم شخصی مطرح می‌شود، بهتر است این دو مفهوم را تا حد امکان جدا کنیم و به تفاوت ظریفی که بین آنها وجود دارد توجه داشته باشیم.

ما معمولاً واژه‌های روتین (روال / رویه) و عادت را به جای یکدیگر به کار می‌بریم.

عادت‌ها با رویه‌ها (روتین‌ها) چه تفاوتی دارند؟

عادت‌ها کارهایی هستند که ما آن‌ها را نسبتاً زیاد انجام می‌دهیم.

ممکن است این کارها را در فواصل زمانی کاملاً مشخص یا به صورت پراکنده انجام دهیم.

معمولاً عادت‌ها به تدریج چنان برای ما عادی می‌شوند که دیگر به آنها توجه نمی‌کنیم. مگر اینکه آگاهانه در مورد آن‌ها فکر کنیم یا کسی با ما در موردش صحبت کند.

موارد زیر نمونه‌هایی از عادت محسوب می‌شوند:

– عادت به مطالعه
– عادت به رانندگی در شهر وقتی عصبی هستیم (برای تخلیه احساسی)
– عادت به ورزش
– عادت به دیر بیدار شدن از خواب
– عادت به تلویزیون دیدن
– عادت به تلویزیون ندیدن
– عادت به سحرخیزی

حالا که درباره عادت صحبت کردیم، می‌توانیم مفهوم روتین یا رویه را بهتر درک کنیم:

بنابراین می‌توانیم بگوییم: عادت از جنس تکرار است؛ اما روتین از جنس ترتیب است.

البته احتمالاً برای شما واضح است که روتین‌ها و عادت‌ها روی یکدیگر تاثیر می‌گذارند و حتی گاهی شاید نتوان دقیقاً یک مرز بسیار صلب و محکم بین آنها ترسیم کرد.

اما این نکته از اهمیت توجه به روتین‌ها نمی‌کاهد.

اجازه بدهید چند روتین (رویه) را با هم مرور کنیم:

– همیشه قبل از مطالعه، موبایل را سایلنت می‌کنم از دید خودم دور می‌کنم. به همسرم هم می‌گویم که می‌خواهم نیم ساعت با تمرکز مطالعه کنم. قبل از باز کردن کتاب، یک کاغذ و خودکار کنار دستم می‌گذارم. وقتی مطالعه تمام می‌شود خلاصه‌ی آنچه را برایم جذاب بوده در حد چند جمله یادداشت می‌کنم.

– وقتی از خواب بیدار می‌شوم، پرده‌ها را کنار می‌زنم و دوباره دراز می‌کشم. معمولاً پنج تا ده دقیقه به کارهای آن روز فکر می‌کنم. بعد از آن، موبایل را برمی‌دارم و همان‌طور که دراز کشیده‌ام تلگرام را چک می‌کنم. سپس از جایم بلند می‌شوم و برای یک پیاده‌روی کوتاه بیرون می‌روم.

– ما وقتی به شرکت می‌رسیم، حدود یک ربع وقت داریم که ایمیل‌ها و پیام‌های فوری را چک کنیم. سپس همه به سالن اجتماعات شرکت می‌رویم و یک جلسه‌ی ایستاده‌ی پانزده دقیقه‌ای با مدیرمان برگزار می‌کنیم. هیچکس حق ندارد بنشیند تا جلسه طول نکشد.

همان‌طور که در مثال‌ها می‌بینید، هر فعالیتی می‌تواند روتین‌های خود را داشته باشد. بسیاری از ما – حتی بدون این‌که این نام را به‌کار ببریم – روتین های روزانه بسیاری داریم:

– کارهایی که قبل از خواب انجام می‌دهیم.
– کارهایی که پس از بیداری انجام می‌دهیم.
– کارهایی که بلافاصله پس از ورود به محل کار انجام می‌دهیم.
– فعالیت‌هایی که قبل از خروج از محل کار انجام می‌دهیم.
– کارهایی که برای نوشتن یک پست در وبلاگ خود انجام می‌دهیم.
– حتی اگر دقت کنید هر یک از ما برای سر زدن به تلگرام یا اینستاگرام هم روتین‌های خودمان را داریم. اینکه اول چه چیزی را چک می‌کنیم و بعد چه کار می‌کنیم و در نهایت قبل از خروج از اپلیکیشن چه کاری انجام می‌دهیم.

برای حفظ روتین و داشتن یک برنامه درست استفاده از نرم افزارهایی مانند نرم افزار مدیریت کار آنلاین، تقویم آنلاین و… می تواند کمک کننده باشد.

روتین‌ها در مقایسه با عادت‌ها آگاهانه‌تر هستند و اگر از ما درباره آنها بپرسند، می‌توانیم ساده‌تر آنها را به خاطر بیاوریم و بیان کنیم.

اگر اهل تعریف روتین در زندگی خود باشید، قاعدتاً ارزش و اهمیت آن را تجربه کرده‌اید.

اما کسانی که به روتین‌ها چندان توجهی ندارند، معمولاً حس می‌کنند که این شکل از تعریف روتین، می‌تواند زندگی را مکانیکی کند.

ماریا پوپوا نویسنده‌ی وبلاگ مطرح Brain Pickings (که خود نمونه‌ی نظم شخصی و تعهد و پیوستگی کاری است) در این‌باره جمله‌ی زیبایی دارد.

او می‌گوید: [بر خلاف آنچه فکر می‌کنیم] شگفتی‌های زندگی برای کسانی پدیدار می‌شود که روتین‌ها و عادت‌های مشخص دارند.

این حرف البته از جنس استدلال نیست. اما به نکته‌ی مهمی اشاره دارد: روتین داشتن بیش از اینکه زندگی ما را مکانیکی کند، ظرفیت‌ها و فرصت‌ها و موفقیت‌های ما را افزایش می‌دهد و می‌تواند ما را از یک سرنوشت مکانیکی و جبری رهایی بخشد.

 منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%db%8c%d8%a7-%d8%b4%d9%85%d8%a7-%d8%b1%d9%88%d8%aa%db%8c%d9%86-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%b1%d9%88%d8%b2%d8%a7%d9%86%d9%87-%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c%d8%af%d8%9f/

چرا خودکار سازی فرآیندهای اداری لازم است؟

در دنیای امروز که فناوری جایگاه ویژه ای پیدا کرده، استفاده از روش های کند، غیرمکانیزه و دستی در سازمان ها قابل قبول نیستند. حجم بالای فرآیندها و سازمانهایی که به سرعت درحال تغییرند، گردش مکاتبات اداری و مدیریت زمان را با اهمیت تر از همیشه کرده است.

مدیران و مسئولان هوشمند دریافته اند که برای همگامی با این دنیای سریع بایستی به مدیریت زمان در مجموعه ی تحت رهبری خود بیشتر بها بدهند. همین امر نیز سازمان ها را به سمت اتوماسیون و خودکارسازی فرآیندهای اداری هدایت کرده است.

تمامی سازمان ها اهداف و ماموریت هایی دارند که در صدد تحقق آنها هستند. تحقق این اهداف مستلزم اجرای فعالیت ها و اقداماتیست که در طول اجرا و همچنین در پایان کار، درگیر اسناد و مدارک مختلفی می شود. پیش از این، اسناد و مدارک و هر گونه مکاتبات به صورت دستی و فیزیکی، و با صرف هزینه های بسیاری تهیه می شدند. نگهداری این اسناد و مدارک و حفظ امنیت آنها نیز از معضلاتی بود که با بزرگتر شدن سازمان ها، جدی تر میشد.

این اسناد و مدارک از این رو حساسیت دارند که حاوی اطلاعات و تجربیات ارزشمندی هستند و مسیر رشد سازمان و تحقق اهدافش را تضمین می کنند. اهمیت اطلاعاتی و استراتژیکی این اسناد و مدارک موجب شد تا روش های سنتی مکاتبات و بایگانی، جای خود را به سیستم های مکانیزه و الکترونیکی بدهند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری گامی بلند در راستای تسریع فعالیت های سازمان است و مدیران سازمان ها لازم است با دیدی آینده نگر به این تکنولوژی توجه نمایند.

نقش قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در رشد سازمان چیست؟

جامع ترین و بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کشور یعنی فراگستر، ابزاری برای استفاده بهینه از وقت در سازمان ها ست. راهکارهای خودکار سازی ای که این سیستم به سازمان ها ارائه می دهد علاوه بر تاثیر شگرف بر سرعت انجام فرآیندها در سازمان، حذف مکاتبات کاغذی و صرفه جویی در هزینه ها، روشی اصولی برای مدیریت بر فرآیندهای کاری در سازمان است.

نرم افزار اتوماسیون اداری یک سیستم مکانیزه ی مکاتبات تحت وب به سازمان ها ارائه می کند که عملیات گردش نامه ها را یکپارچه می کند. خدمات این سیستم به همین جا ختم نشده و فراگستر با تعبیه امکانات کم نظیری مثل سامانه تخصصی دبیرخانه، پشتیبانی از دستگاهها و مرورگرهای گوناگون، پشتیبانی از سرویس فاکس و ایمیل، دفترچه تلفن شخصی و سازمانی، گفتگوی آنلاین و درون سازمانی، ابزار گزارش ساز حرفه ای و ده ها امکان و قابلیت کاربردی دیگر جایگاه خود را نسبت به تمامی نمونه های مشابه متمایز و برتر کرده است.

همچنین، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) فراگستر، توانسته اوج تجربه و تخصص ما را در مدیریت کسب و کار به نمایش بگذارد. یک سیستم BPMS واقعی راهکاری اصولی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار به سازمان ارائه می کند تا در دستیابی به اهداف و اجرای ماموریت هایش به بهترین شکل ظاهر شود.

نرم افزار اتوماسیون اداری و اثر آن بر افزایش بهره وری کارکنان

یکی از مهمترین منابع هر سازمان منابع انسانی آن است. از این رو مدیریت منابع انسانی سازمان ها امری انکار ناپذیر برای اثربخشی آنهاست. شرکت مهندسی فراگستر علاوه بر ارائه ی نرم افزار مدیریت منابع انسانی فراگستر که نقشی مهم در تحول و توسعه منابع انسانی سازمان دارد؛ با طراحی سایر سیستم ها توانسته در افزایش نرخ بهره وری این منبع مهم سازمان ها نقشی اساسی داشته باشد.

در ادامه بخش هایی از سازمان ها را که سیستم اتوماسیون اداری بر آنها تاثیر گذاشته را ذکر میکنیم و تاثیر آن بر بهره وری نیروی انسانی را نشان می دهیم :

دبیرخانه :

نرم افزار اتوماسیون دبیرخانه فراگستر تمامی عملیات مربوط به دبیرخانه، از فرآیندهای ثبت نام گرفته تا ارجاع و بایگانی را بصورت یک مجموعه ی یکپارچه اجرا و مدیریت می کند. این سیستم، کلیه عملیات و ابزارهای لازم برای ورود یا خروج یک نامه، مانند فکس، مودم، اسکنر، قلم نوری و … را به صورت یکجا فراهم کرده و با این کار نقش فیزیکی نیروی کار را به حداقل می رساند. این کار نه تنها راه حلی برای قانون پارکینسون در سازمان هاست، بلکه به درستی در راستای بهره وری مدنظر مدیران سازمان ها حرکت می کند.

مدیریت جلسات :

در گذشته مسئولیت برنامه ریزی قرارهای کاری و ثبت و پیگیری برنامه های طرح شده در جلسات بر عهده ی یک شخص در سازمان بود. این روش نه تنها زمان زیادی را از نیروی انسانی میگرفت بلکه احتمال خطا و فراموشی نیز در آن وجود داشت. سیستم اتوماسیون اداری با ثبت، نگهداری و پیگیری برنامه ریزی های لازم برای جلسات در سازمان و همچنین نگهداشت مستندات آن مدیریت این امور را به بهترین نحو بر عهده می گیرد.

مکاتبات درون و برون سازمانی :

بخش زیادی از هزینه های مصرفی در سازمان ها هزینه های مربوط به کاغذ و متعلقات آن است. مکاتبات درون و بیرون سازمانی هم هزینه های زیادی را به این مراکز تحمیل می کند و هم انرژی و زمان زیادی را از نیروهای انسانی میگیرد. این مساله نیز به خوبی به کمک سیستم اتوماسیون اداری فراگستر حل شده است. ارسال و پیگیری درخواست و امور اداری در محیط درون و بیرون سازمان ضروریست و بهینه سازی آن به کمک نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر اثری چشمگیر بر سازمان ها خواهد داشت. بعلاوه به دلیل تحت وب بودن این سیستم دسترسی و پیگیری آن سریعتر و آسان تر از هر روش دیگری خواهد بود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%a7%d8%ab%db%8c%d8%b1-%d8%ae%d9%88%d8%af%da%a9%d8%a7%d8%b1%d8%b3%d8%a7%d8%b2%db%8c-%d9%81%d8%b1%d8%a2%db%8c%d9%86%d8%af-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%a8%d8%b1-%d8%b1%d8%b4%d8%af-%d8%b3/

با ورود تکنولوژی های گوناگون به سازمان ها و شرکت های نوین، خیلی ها فکر کردند دیگر استفاده از نیروی انسانی، به اهمیت خود باقی نمی ماند. با ماشینی شدن صنایع خیلی از مدیران با ارزش بودن کارکنان خود را نادیده انگاشتند. غافل از آن که هنوز هم مهم ترین چیز برای هر کسب و کاری منابع انسانی یا به عبارت بهتر مدیریت منابع انسانی است.

در گذشته بسیاری از مدیران فکر می کردند، مدیریت منابع انسانی اغلب برای شرکت های بزرگ و متوسط است. برای کسب و کار های نوپا لزومی به داشتن همچین واحدی ندارند. ولی به قطعیت می توان گفت اگر شما هر کسب و کاری داریدکه بیش از دو نفر در آن فعالیت دارند؛ نیاز به مدیریت منبع انسانی هست.

تعریف مدیریت منابع انسانی

واحد مدیریت منابع نیروی انسانی، از میان وظایف مختلف مدیریتی، مسئولیت کلیه فعالیت‌ها و خط مشی‌های مربوط به کارکنان سازمان را بر عهده دارد. برای مثال جذب افراد جدید، بحث هایی مثل آموزش و عملکرد اعضای جدید و قدیمی، پاداش دادن به آن ها و ایجاد انگیزه برای بهتر شدن و … .
به طور کلی مدیریت کردن و ایجاد محیطی سالم و مناسب برای با ارزش ترین چیز هر سازمان، ینی افراد آن سازمان است. واحد مدیریت منابع انسانی باید سازمان را کمک کند تا در بلند مدت و با استفاده از کارکنان، به اهداف استراتژیک با هزینه کم و کارایی زیاد دست یابند.

همچنین در این حوزه نرم افزار های مدیریت کار آنلاین با مدیریت پروژه، نرم افزار جلسات آنلاین و… برای افزایش راندمان کاری بسیار مفید هستند.

تاریخچه ای از مدیریت منابع انسانی

در زمان های گذشته افراد نیروی فیزیکی ساده ای بودند که به راحتی کنار گذاشته می شدند. در صورت رفتن یا بازنشستگی بسیاری از مدیران فکر می کردند، می توان به سادگی با افراد دیگر جا به جا شوند. فرقی نمی کرد چه کسی چه کاری را انجام دهد. صرفا پس از یک آموزش کوتاه مدت هر فردی مهارتی را که می آموخت در بقیه مراحل کاری در آن بخش استفاده می کرد.
اغلب به رضایت کارکنان یا موارد اینچنینی کوچکترین توجهی نمی شد. مدیران صرفا در پی افرایش خروجی کار بودند. به عبارت دیگر ماندگاری افراد و نیروی انسانی در آن زمان، دغدغه‌ ای برای مدیران محسوب نمی شد. صرفا مهم این بود که هر کارگری، در مدتی که مشغول به فعالیت است، حداکثر خروجی را داشته باشد. بالاترین سود صرفا مادی، بدون توجه به خود کارکنان هدف قرار داده می شد.

چرا به مدیریت منابع انسانی نیاز داریم؟

رفته رفته با علمی شدن شیوه ی مدیریت، رشد جوامع، رقابتی شدن کسب و کار ها، پیچیده تر شدن صنایع و برجسته شدن نقش انسان ها در پیشبرد مقاصد کوچک و بزرگ سازمان ها، نیاز به مدیریت نیروی ارزشمند انسانی بیش از پیش احساس شد.
به تدریج در یافتند که یکی از سنگین ترین هزینه ی یک کسب و کار، از دست رفتن کارکنان با تجربه‌ای هستند که به هر دلیل محیط کار را ترک می‌کنند و آموخته‌ ها و تجربیات خود را به محیطی دیگر می‌برند.
مدیران دریافتند کارکنان فقط مهره های فیزیکی نیستند. باید از همه ی ابزار های ممکن استفاده کنیم، تا ماندگاری و رضایت کارکنان مفید در یک سازمان افزایش بیابد. مواردی از قبیل آرامش، رضایت روانی و جسمی، انگیزه، شوق و اشتیاق نیز مهم است. مدیران از فضای صرفا مکانیکی به فضای انسانی تغییر نگرش دادند. به بیان بهتر رسیدن به اهداف هر کسب و کاری تا حد زیادی منوط به افرادی است که در آن جا مشغول به کار هستند.
همه ی این موارد باعث شد تا همگان به مهم بودن واحدی به نام مدیریت منابع نیروی انسانی پی ببرند. اهداف و چالش ها ی پیش رو را مورد مطالعه قرار دادند. تصمیمات جدیدی گرفته و اهمیت موضوع بیش از پیش نمایان شد. 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a7%d9%87%d9%85%db%8c%d8%aa-%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d9%85%d9%86%d8%a7%d8%a8%d8%b9-%d8%a7%d9%86%d8%b3%d8%a7%d9%86%db%8c/